Normas ISO, principales puntos de cambios en la versión 2015. Enfoque a PYMES

Las empresas se enfrentan cada vez más a mayores demandas tanto de rentabilidad como de calidad. Para poder hacer frente a estas instancias, sea un emprendimiento, una pyme o una gran firma, un sistema de gestión eficiente ayuda a obtener mejores y mayores ventajas competitivas.

Para esto, la Organización Internacional de Estandarización desarrolló las normas ISO, una serie de reglas básicas y genéricas que definen las bases de un sistema de gestión de calidad para todo tipo de empresa, con el objetivo de seguir los procesos y servir mejor al cliente y cumplir sus expectativas.

Tras varios procesos de revisión –a cargo de especialistas de 95 países- en septiembre de 2015 se publicaron las nuevas versiones de las normas ISO9001 y la ISO14001 para sistemas de Gestión de Calidad y Gestión Ambiental, respectivamente.

La nueva versión incluye numerosos cambios. En esta revisión, sigue se atenderse la demanda histórica de hacer una diferenciación entre pequeñas y medianas empresas y el enfoque realizado puede resultar complicado de afrontar para las Pymes, por ello explicamos los 13 principales cambios de la nueva versión 2015 desde el enfoque Pyme:

1. Formato: la estructura de la norma cambia con el objeto de facilitar su integración con otras normas como la de medio ambiente ISO14000 y la ISO26000 de responsabilidad social. Las 8 cláusulas actuales se reemplazarán por 10. No hay nuevas categorías sino que están distribuidas en forma diferente.
2. Terminología: se incluyen cambios en la terminología también para alinearse con los otros estándares, para ello habrá un anexo específico, el anexo A.
3. Adaptación al nuevo contexto y las distintas organizaciones: de productos, de servicios, sin fines de lucro y organismos públicos. Busca ser más genérica y ser más fácilmente aplicable a servicios. Pone más énfasis en entender el contexto de la organización, y cómo este impacta en su sistema de calidad y la sostenibilidad de la organización en el tiempo. Para dar cumplimiento a este punto lo más conveniente es hacer un profundo análisis de fortalezas y debilidades internas, amenazas y oportunidades externas (FODA) y también tener una herramienta de monitoreo periódico de resultados, como un tablero de control.
4. Riesgos: la versión anterior pedía acciones preventivas, en cambio la versión 2015 solicita una evaluación de riesgos del contexto, tanto para cuestiones negativas y positivas. La pyme puede utilizar el riesgo como una oportunidad de mejora, pero primero debe conocerlo.
5. Liderazgo: instala la idea de que el sistema de calidad y el ambiental deben gestionarse de manera estratégica desde la dirección, y sostenerse con su compromiso.
6. Requisitos: la documentación específica requerida es menor. Antes al menos había 8 documentos y 21 registros necesarios para certificar. Lo que se pretende ahora es que se cumplan los objetivos y las metas, más allá del método formal que se utilice.
7. Conocimiento organizacional: en la sección 7 se menciona que la organización debe determinar el conocimiento necesario para poder lograr la conformidad de sus productos y servicios. Se trata principalmente de mejorar la forma en que se accede al conocimiento, se mantiene y se protege. Por ejemplo, no sólo es importante tener una manual de instrucciones, sino asegurarse que sea útil, actual, que la gente que lo necesita pueda acceder al mismo y la que no debe no lo haga, y ver que otro tipo de información puede necesitar el empleado para llevar a cabo el servicio o desarrollar el producto.
8. Exclusiones: en la ISO 9001:2008 se especifica que algunos requisitos pueden excluirse si no aplican a la organización, como por ejemplo Diseño y Desarrollo. En la nueva versión no se detalla qué puede o no excluirse, queda a criterio de la organización siempre y cuando el requisito que no se tenga en cuenta no afecte la capacidad de la organización de producir el producto o servicio de forma consistente.
9. El manual de calidad ya no es un documento obligatorio.
10. El responsable de la dirección para calidad ya no es obligatorio.
11. Partes interesadas: ya no sólo se mencionan los proveedores y los clientes en la norma, sino también accionistas, distribuidores, consumidores, la comunidad y todo aquel que pueda verse impactado por la organización.
12. Comunicación: debe ser un proceso transversal a los demás, donde se promueva tanto la comunicación interna como la externa. Por ejemplo, la política de calidad debe estar disponible para las partes interesadas en una web o un cartel al que cualquiera pueda acceder.
13. Los principios de gestión ya no son 8, sino que son 7: enfoque al cliente, liderazgo, compromiso de la gente, enfoque a procesos, mejora, toma de decisiones en base a hechos y gestión de las relaciones.

En cuanto a la ISO14001 específicamente, «esta versión se enfoca en hacer pensar a los empresarios en el ciclo de vida completo de sus productos, para asegurar que se proteja el medio ambiente desde el diseño de los mismos hasta su disposición final».

Asimismo, recordó que la norma promueve también la implementación «proactiva de iniciativas para reducir los residuos, disminuir y controlar efectivamente la contaminación y gestionar los recursos de manera eficiente»